Selasa, 04 Desember 2012

PENGURUSAN SURAT SISTEM KARTU KENDALI

PENGURUSAN SURAT SISTEM KARTUKENDALI

A.Pengertian Kartu Kendali
     Kartu kendali adalah kartu yang di pergunakan untuk pencatatan surat masuk/keluar dalam suatu organisasi.

B.Fungsi Kartu Kendali
  1. Sebagai alat pengendali surat masuk/keluar 
  2. Sebagai alat pelacak lokasi surat
  3. Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses
  4. Sebagai opengganti buku agenda dan ekspedisi.
C.Prosedur Surat Masuk Sistem Karu Kendali
  • Bagian penerima surat,menerima surat masuk baik melalui kurir pos atau instansi.Kemudian bagian penerima surat menandatangani buku ekspedisi ekstern yang di bawa oleh ekspeditur.
  • Kemudian bagian penerima surat,memeriksa surat suart dan kelengkapannya.
  • Setelah itu bagian penerima surat,mencatat tanggal dan waktru di terima pada sampul surat,dan setelah itu bagioan penerima surat menyerahkan surat beserta sampul kepada pencatat surat.
  • Setelah surat di terima oleh pencatat surat,kemudian mencatat surat tersebut ke dalam kartu kendali rangkap tiga.Tapi,kolom indeks,kode,pengolah dan paraf yang ada pada kartu kendali di kosongkan karrena akan di isi oleh pengarah.
  • Kemudian kartu kendali di clep paperdan di teriuskan kepada pengarah.
  • Pengarah menerima surat yang telah dilempari kartu kendali.
  • Kemudian pengarah menentukan kemana surat harus di teruskan
  • Pengarah mengisi kolom indeks ,kode dan pengolah pada kartu kendali.
  • Pengarah menyimpan kartu kendali1(lembar putih)
  • Pengarah meneruskan surat,kartu kendali 2 dan 3 ke unit pengolah
  • TU unit pengolah menerima surat,kartu kendali 2 dan 3 
  • KK(kartu kendali)2 diparaf oleh Tu unit pengolah setelah itu di kembalikan kepada pengarah dan pengarah meneruskan kepada [penata arsip.
  • TU unit pengolah melampiri surat tersebut dengan 2 lembar disposisi dan menyerahkan surat,kartu kendali3 dan 2 lembar disposisi tadi kepada pimpinan unit pengolah.
  • pimpinan unit pengolah menerima surat,kartu kendali 3 dan 2 lembar 2disposisi serta ,memberi disposisi tersebut.
  • Pimpinan unit pengolah menyerahkan kembali surat,kartu kendali3,dan dua lembar disposisi kepada TU unit pengolah.
  • TU unit pengolah menerima kembali surat,kartu kendali3 dan 2 lembar disposisi dari pimpinan unit pengolah menyimpan kartu kendali 3 dan lembar disposisi kedua di tambah surat.
  • TU unit pengolah menyerahkan lembar disposisi1 kepada pengolah surat
  • Pengolah surat menerima lembar disposisi 1 yang telah di paraf unit pengolah dan memproses surat menurut isi disposisi.
  • Setelah surat selesai di proses surat dan LD(lembar disposisi) di kembalikan ke TU unit oengolah.
  • TU unit pengolah mencocokkan dengan LD2,LD1, dan LD dua di satukan dan disimpan.sedangkan surat dan KK3 yang di simpan pada TU Unit pengolah di teruskan ke penata arsip .dan KK2 di serahkan kepada TU
  • Penerima arsip menerima KK2 yang telah di paraf TU unit pengolah,setelah itu penata arsip menerima surat yang telah selesai di proses TU dan menukar KK2 dengan KK3.Dan menyimpan surat sesuai sistem yang di pakai oleh instansi tertentu.

0 komentar:

Poskan Komentar